Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước những gì khi thuê vận chuyển xe tải

Để công tác vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi và nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu của phía doanh nghiệp đi thuê, chúng tôi khuyên bạn nên có những sự chuẩn bị chu đáo trước khi thuê vận chuyển xe tải để luôn luôn chủ động trong các tình huống.

Những điều mà phía doanh nghiệp bạn cần chuẩn bị trước bao gồm:

  1. Xác định khối lượng hàng hóa, xác định điểm đi, điểm đến

Để giúp công ty dịch vụ vận tải sắp xếp xe tải phù hợp, thời gian giao nhận hàng phù hợp với yêu cầu thì bên doanh nghiệp bạn nên chủ động cung cấp những thông tin về khối lượng, kích thước, loại hàng hóa, thời gian yêu cầu nhận hàng và thời gian giao hàng cho đối tác.

doanh-nghiep-can-chuan-bi-truoc-nhung-gi-khi-thue-van-chuyen-xe-tai-1

  1. Chuẩn bị hợp đồng vận chuyển.

Hợp đồng vận chuyển là bản cam kết giữa hai bên nhằm thực hiện đúng thỏa thuận vận tải theo yêu cầu. Hợp đồng vận chuyển xe tải sẽ là căn cứ có tính pháp lý để giải quyết khi có tranh chấp xẩy ra. Vì thế hợp đồng phải do người đại diện có thẩm quyền cao nhất của mỗi bên kí kết và chịu trách nhiệm.

Nội dụng hợp đồng vận tải hàng hóa bao gồm:

  • Số lượng hàng hóa

  • Thời gian địa điểm giao nhận hàng

  • Cước phí và hình thức thanh toán, thời gian thanh toán

  • Nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên về chuyến hàng vận tải

  • Quy cách và tính chất hàng hóa

  • Cách xếp dỡ, chằng buộc và hình thức bảo vệ, phòng hộ hàng hóa trên đường đi

  • Phương thức giao nhận hàng hóa

  • Các điều kiện khác về chi phí hải quan, chi phí cầu đường, phí kiểm tra, kiểm dịch trên đường đi…

  1. Chuẩn bị giấy đi đường giao cho tài xế vận chuyển hàng.

Giấy đi đường là chứng từ để người lái xe thực hiện giao dịch với chủ hàng, tiến hàng giao nhận và kiểm tra hàng hóa trên phương tiện của mình phù hợp với giấy gửi hàng. Đồng thời làm căn cứ để hạch toán chi phí tính cước và theo dõi các sự cố xẩy ra trên đường đi.

Giấy đi đường được cấp cho từng chuyến hàng, từng xe để làm chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa để lái xe trình lên các cơ quan kiểm tra khi cần thiết.

doanh-nghiep-can-chuan-bi-truoc-nhung-gi-khi-thue-van-chuyen-xe-tai-2

Trên đây là những yêu cầu cần chuẩn bị trước đối với doanh nghiệp có ý định thuê vận chuyển xe tải. Ngoài ra trong quá trình vận chuyển, phía doanh nghiệp cũng cần chủ động theo sát hành trình của tài xế để đảm bảo hàng hóa được di chuyển đúng lộ trình, giao nhận hàng hóa đúng địa điểm và thời gian quy định. Sau khi xác định công việc giao nhận hàng hóa an toàn với bên đối tác thì doanh nghiệp mới tiến hành chi trả các khoản chi phí thuê xe và chi phí đi đường theo hợp đồng vận chuyển đã kí kết.